Документ призначений для реєстрації замовлень постачальникам і часто є первинним документом в якому зазначаються попередні домовленості про товари чи послуги, що купуються, їх вартість, умови і строки поставки, порядок і строки оплати. Для відображення фактичного надходження товарів на підставі замовлення формується прибуткова накладна.

Щоб створити замовлення постачальнику перейдіть у меню:

Закупівлі ► Замовлення постачальникам ► Створити

Заповнення документа

Заповнення вкладки «Постачальник»

• Постачальник: оберіть контрагента з довідника або створіть нового за допомогою команди «Створити». Для пошуку використовуйте найменування, номер телефону, ІПН або емейл.

Після вибору постачальника в документі з’являється можливість швидко перейти до спілкування з ним, наприклад через Telegram, Viber або інший доступний канал комунікації. Перехід доступний за умови, що відповідні контактні дані зазначені в картці постачальника.

• На склад: вкажіть склад, на який планується надходження товарів.
• Валюта: оберіть валюту розрахунків.
• Менеджер: вкажіть відповідальну особу за замовлення.
• Примітка: зазначте додаткову інформацію або коментар до замовлення.

Додавання додаткових реквізитів (+ Додати реквізит)

За потреби до замовлення можна додати додаткові реквізити. Для цього натисніть у нижній частині лівої панелі + Додати реквізит та оберіть потрібні поля:

• Договір: оберіть наявний договір із постачальником із переліку або створіть новий договір безпосередньо із замовлення за допомогою команди «Створити».
• Контактна особа: зазначте представника постачальника, з яким ведеться комунікація.
• Дата закриття замовлення: вкажіть граничну дату виконання або закриття замовлення.
• Термін поставки: зазначте планову дату надходження товарів.
• № замовлення за даними постачальника: вкажіть номер замовлення або іншого документа, наданого постачальником.
• Примітка в таблиці «Товари і послуги»: додайте поле для зазначення коментаря до окремого рядка товарів або послуг.
• За замовленням в таблиці «Товари і послуги»: прив'яжіть рядки товарів до відповідних замовлень покупців.
• Найменування у постачальника в таблиці «Товари і послуги»: зазначте назву номенклатури відповідно до документів постачальника.
• Підстава: зазначте документ, на підставі якого здійснюється закупівля. Це може бути замовлення покупця, замовлення на виробництво, відвантаження, надання послуг та інші документи.

Заповнення табличної частини з товарами/послугами

Для додавання товару чи послуги натисніть кнопку Додати. Щоб знайти потрібну номенклатуру, введіть у поле пошуку частину найменування, код або артикул товару. Також можна двічі клацнути по комірці та перейти до довідника «Товари і послуги», де виконати пошук потрібної номенклатури.

При значній кількості позицій у документі рекомендуємо скористатися одним із способів заповнення:

• підбір товарів та послуг за довідником
• підбір товарів за штрихкодом
• завантаження табличної частини документа із файлу

Підбір ціни

За замовчуванням ціна товару підставляється за останньою закупівельною ціною. Якщо в документі вже обрано постачальника, система підставляє останню ціну закупівлі цього товару саме у цього постачальника.
Якщо постачальника ще не обрано або потрібно змінити джерело ціни, скористайтеся командою «Ціни і знижки» ► «Оновити ціни» у верхній частині табличної частини. У вікні, що відкриється, можна обрати джерело ціни:

• Остання закупівельна — система підставить ціну, за якою товар востаннє закуповувався.
• Прайс постачальника — ціна буде визначена відповідно до прайс-листа постачальника.
• Документ-підстава — ціна буде взята з документа, на підставі якого створено замовлення.

Оновити ціни можна для всіх рядків або лише для рядків, у яких ціна ще не заповнена.

Також у документі можна встановити знижку або націнку на товари та послуги. Значення можна зазначити сумою або у відсотках, як для всього документа, так і для окремих рядків.

Автоматичне формування замовлень постачальникам

Окрім ручного внесення, Dilovod дозволяє автоматично формувати замовлення постачальнику:

• за замовленнями покупців
• за нормами складських запасів
• за даними продажів

Для масового створення замовлень постачальників передбачене пакетне формування замовлень.

Налаштування постійних реквізитів

У замовленнях можливо налаштувати перелік постійних реквізитів, які автоматично відображатимуться за замовчуванням при створенні нових документів.

Контроль фактичної комплектації

У документі можна виконати контроль фактичної комплектації. Система порівнює дані, зазначені в документі, з фактичними даними, внесеними на вкладці «Контроль фактичної комплектації».

Статуси замовлень

При роботі з замовленнями постачальників можливо встановлювати та контролювати поточний стан документів.

Файли

Додавайте до замовлень пов'язані зовнішні документи, зображення чи посилання.

Оплата (передоплата) постачальнику

Часткову (передоплату) або повну оплату постачальнику можна зареєструвати платіжним документом створивши його декількома способами.

Надходження товарів та послуг

За потреби на підставі замовлення постачальнику можна зареєструвати рахунок постачальника. Замовлення та рахунок є плановими документами, тому створення рахунка не є обов’язковим.
Для відображення фактичного надходження товарів або отримання послуг за замовленням скористайтеся командою «Створити новий документ на підставі поточного» та сформуйте прибуткову накладну або акт прийнятих робіт. Створений документ дозволяє зафіксувати фактичне надходження товарів або отримання послуг за відповідним замовленням.

Доступні звіти

Для аналізу інформації за замовленнями постачальників можна використовувати різні звіти залежно від потреби, наприклад:

• Контроль поставок — для аналізу надходжень за замовленнями постачальникам, оплат та іншої пов’язаної інформації.
• Розрахунки з постачальниками — для аналізу взаєморозрахунків із постачальниками.
• Заборгованість постачальникам за строками — для аналізу заборгованості в розрізі строків. Щоб аналізувати заборгованість за замовленнями постачальників, у замовленні на вкладці «Розрахунки» потрібно зазначити дату «Сплатити до».

Оновлено: 08/10/2026