Рахунок постачальникам є вхідним документом, на підставі якого здійснюється оплата (передоплата) постачальнику та обліковуються операції, пов'язані із придбанням товарів та послуг від постачальників.

Особливості використання замовлення та рахунка

«Замовлення постачальникові» та «Рахунки постачальників» — це планові документи, які не відображають фактичного надходження товарів чи послуг.
Замовлення постачальникові — це документ для планування закупівель та контролю їх виконання. Замовлення можна сформувати вручну або пакетно — наприклад, за нормами, замовленнями покупців чи продажами. Надалі за допомогою звітів можна відстежувати виконання замовлення: що вже отримано, а що ще очікується.
Рахунки постачальників— доцільно використовувати, коли потрібно зафіксувати отриманий від постачальника рахунок або домовленість про майбутню оплату. Окремого планування закупівель і контролю виконання, як для замовлень, рахунок не передбачає.
Тому «Замовлення постачальникові» доцільно використовувати, коли потрібно планувати закупівлю та контролювати її виконання, а «Рахунки постачальників» — коли потрібно просто відобразити отриманий від постачальника рахунок.
Їх можна використовувати і послідовно: наприклад, сформувати замовлення на необхідні товари, а після отримання рахунка від постачальника створити відповідний рахунок (але в такому випадку план подвоюється). Якщо планування та контроль закупівлі не потрібні, можна одразу працювати з рахунком.

Щоб внести рахунок від постачальника перейдіть у меню:

Закупівлі ► Рахунки постачальників ► Створити

Заповнення документа

Заповнення вкладки «Постачальник»

• Постачальник: оберіть контрагента з довідника або створіть нового за допомогою команди «Створити». Для пошуку використовуйте найменування, номер телефону, ІПН або емейл.

Після вибору постачальника в документі з’являється можливість швидко перейти до спілкування з ним, наприклад через Telegram, Viber або інший доступний канал комунікації. Перехід доступний за умови, що відповідні контактні дані зазначені в картці постачальника.

• На склад: вкажіть склад, на який планується надходження товарів.
• Валюта: оберіть валюту розрахунків.
• Менеджер: вкажіть відповідальну особу за замовлення.
• Примітка: зазначте додаткову інформацію або коментар до замовлення.

Додавання додаткових реквізитів (+ Додати реквізит)

За потреби до рахунка можна додати додаткові реквізити. Для цього натисніть у нижній частині лівої панелі + Додати реквізит та оберіть потрібні поля:

• Угода: оберіть наявний договір із постачальником із переліку або створіть новий договір безпосередньо із рахунка за допомогою команди «Створити».
• Контактна особа: зазначте представника постачальника, з яким ведеться комунікація.
• За замовленням в таблиці «Товари і послуги»: прив'яжіть рядки товарів до відповідних замовлень покупців.
• Найменування у постачальника в таблиці «Товари і послуги»: зазначте назву номенклатури відповідно до документів постачальника.
• Підстава: зазначте документ, на підставі якого здійснюється закупівля. Це може бути замовлення покупця, замовлення на виробництво, відвантаження, надання послуг та інші документи.

Заповнення табличної частини з товарами/послугами

Для додавання товару чи послуги натисніть кнопку Додати. Щоб знайти потрібну номенклатуру, введіть у поле пошуку частину найменування, код або артикул товару. Також можна двічі клацнути по комірці та перейти до довідника «Товари і послуги», де виконати пошук потрібної номенклатури.

При значній кількості позицій у документі рекомендуємо скористатися одним із способів заповнення:

• підбір товарів та послуг за довідником
• підбір товарів за штрихкодом
• завантаження табличної частини документа із файлу

Підбір ціни

За замовчуванням ціна товару підставляється за останньою закупівельною ціною. Якщо в документі вже обрано постачальника, система підставляє останню ціну закупівлі цього товару саме у цього постачальника.
Якщо постачальника ще не обрано або потрібно змінити джерело ціни, скористайтеся командою «Ціни і знижки» ► «Оновити ціни» у верхній частині табличної частини. У вікні, що відкриється, можна обрати джерело ціни:

• Остання закупівельна — система підставить ціну, за якою товар востаннє закуповувався.
• Прайс постачальника — ціна буде визначена відповідно до прайс-листа постачальника.
• Документ-підстава — ціна буде взята з документа, на підставі якого створено рахунок.

Оновити ціни можна для всіх рядків або лише для рядків, у яких ціна ще не заповнена.

Також у документі можна встановити знижку або націнку на товари та послуги. Значення можна зазначити сумою або у відсотках, як для всього документа, так і для окремих рядків.

Налаштування постійних реквізитів

У рахунках можливо налаштувати перелік постійних реквізитів, які автоматично відображатимуться за замовчуванням при створенні нових документів.

Контроль фактичної комплектації

У документі можна виконати контроль фактичної комплектації. Система порівнює дані, зазначені в документі, з фактичними даними, внесеними на вкладці «Контроль фактичної комплектації».

Статуси рахунків

При роботі з рахунками постачальників можливо встановлювати та контролювати поточний стан документів.

Файли

Додавайте до рахунків пов'язані зовнішні документи, зображення чи посилання.

Оплата (передоплата) постачальнику

Часткову (передоплату) або повну оплату постачальнику можна зареєструвати платіжним документом створивши його на підставі рахунка.

Надходження товарів та послуг

На підставі рахунка постачальнику можна зареєструвати надходження товару на склад - прибуткову накладну або акт прийнятих робіт.

Доступні звіти

Для аналізу інформації за рахунками постачальників можна використовувати різні звіти залежно від потреби, наприклад:

• Розрахунки з постачальниками чи ОСВ за рахунком 631 — для аналізу взаєморозрахунків із постачальниками.
• Заборгованість постачальникам за строками — для аналізу заборгованості в розрізі строків. Щоб аналізувати заборгованість за рахунками постачальників, у рахунку на вкладці «Розрахунки» потрібно зазначити дату «Сплатити до».

Оновлено: 08/10/2026