Видаткова накладна — це первинний документ, який підтверджує факт передачі товарно-матеріальних цінностей від продавця (постачальника) до покупця. Вона підтверджує факт відвантаження: що саме, в якій кількості, за якою ціною і на яку суму передано.

Щоб створити видаткову накладну перейдіть у меню:

Продажі ► Відвантаження та надання послуг ► Створити

Також, документ можливо створити на підставі замовлення покупця або рахунка.

Заповнення документа

Заповнення вкладки «Покупець»

• Покупець — поле для вибору контрагента (покупця), який купує товари або послуги. Виберіть покупця з довідника контрагентів або створіть нового за допомогою команди «Створити». Для пошуку використовуйте його найменування, номер телефону, ІПН або електронну адресу.

Після вибору покупця в документі з’являється можливість швидко перейти до спілкування з ним, наприклад через Telegram, Viber або інший доступний канал комунікації. Перехід доступний за умови, що відповідні контактні дані зазначені в картці покупця.

Якщо немає необхідності реєструвати клієнта у довіднику, оберіть Кінцевого споживача.

• Угода: автоматично зазначається рахунок або замовлення, якщо документ створено на підставі відповідного документа. Якщо рахунки або замовлення не використовуються, у цьому полі можна вибрати наявний договір із покупцем з переліку або створити новий безпосередньо з рахунка за допомогою команди «Створити».
• Зі складу — виберіть склад (місце зберігання), з якого планується відвантаження товарів.
• Валюта — валюта розрахунків за документом. Якщо ведеться валютний облік, можна вибрати будь-яку доступну в системі валюту.
• Менеджер — відповідальний співробітник або менеджер компанії, який супроводжує відвантаження товару. При веденні обліку роботи менеджерів дані про документ використовуються для розрахунку відсоткової винагороди за результатами роботи.
• Примітка — поле для додаткової текстової інформації до документа. Тут можна зазначити коментарі, уточнення або інші важливі деталі, які за потреби можна вивести на друк у друкованій формі документа.

Додавання додаткових реквізитів (+ Додати реквізит)

За потреби до замовлення можна додати додаткові реквізити. Для цього натисніть у нижній частині лівої панелі + Додати реквізит та оберіть потрібні поля:

• Контактна особа — вибір представника контрагента (конкретної фізичної особи зі стороны покупця), з якою ведеться комунікація.
• Примітка покупцеві — поле для зазначення додаткової інформації або коментаря для покупця. За потреби примітку можна вивести у друковану форму документа.
• Довіреність — поле для введення довільного тексту з інформацією про довіреність на отримання товару. Введений текст можна використовувати для відображення у друкованій формі документа.
• Примітка в таблиці "Товари та послуги"— додає можливість вводити індивідуальні текстові коментарі/примітки окремо для кожного рядка у табличній частині товарів та послуг.
• Найменування для друку в таблиці "Товари та послуги"— дозволяє вивести додатковий реквізит для зазначення альтернативної або розширеної назви товару/послуги, яка буде відображатися в друкованих формах для клієнта.
• Підстава — документ, на підставі якого створено поточний документ (наприклад, договір, замовлення покупця). Дозволяє пов’язати документи між собою та переглядати їх у розділі «Пов’язані документи». Якщо документ створено на підставі іншого документа, він заповнюється автоматично. За потреби підставу можна зазначити вручну.
• За замовленням в таблиці «Товари і послуги»: прив'яжіть рядки товарів до відповідних замовлень покупців.

Заповнення табличної частини з товарами/послугами

Для додавання товару чи послуги натисніть кнопку Додати. Щоб знайти потрібну номенклатуру, введіть у поле пошуку частину найменування, код або артикул товару. Також можна двічі клацнути по комірці та перейти до довідника «Товари і послуги», де виконати пошук потрібної номенклатури.

При значній кількості позицій у документі рекомендуємо скористатися одним із способів заповнення:

• підбір товарів та послуг за довідником
• підбір товарів за штрихкодом
• завантаження табличної частини документа із файлу

Керування цінами та знижками

Команда з назвою категорії цін (наприклад, «Ціна: Прайсова») розкриває випадаючий список команд для керування цінами та знижками в документі. Натиснувши стрілку біля назви категорії, можна скористатися такими командами:

• Оновити ціни — перераховує ціни відповідно до актуальних курсів валют. Доступні режими: по всіх рядках — оновлює ціни для всіх позицій документа; за рядками без цін — заповнює ціни лише для позицій, у яких вони не зазначені.
• Змінити ціну — дозволяє змінити категорію цін для товарів у документі.
• Знижка/націнка — дозволяє застосувати знижку або націнку до цін товарів.

Коригування кількості по залишку на складі

У накладній можливо відкоригувати кількість згідно вільного залишку. Для цього скористайтеся командою Дії ► Коригувати кількість згідно залишку на складі

Після вибору команди відкривається вікно, у якому система пропонує видалити позиції, відсутні на складі (позначка Видалити позиції яких немає на складі). За потреби встановіть відповідний прапорець. Після підтвердження система автоматично скоригує замовлену кількість товарів відповідно до їхнього вільного залишку на складі, а позиції, яких немає в наявності, за потреби видалить із табличної частини.

Контроль фактичної та замовної комплектації

• Перевірити перелік товарів, фактично відвантажених покупцеві згідно з видатковою накладною, можна за допомогою контролю фактичної комплектації.
• Перевірити відповідність фактичного відвантаження попередньо сформованому замовленню покупця можна за допомогою контролю замовної комплектації.

Налаштування постійних реквізитів у накладних

У видаткових накладних можливо налаштувати перелік постійних реквізитів, які автоматично відображатимуться за замовчуванням при створенні нових документів.

Додаткові реквізити у накладній

Окрім стандартних параметрів у видатковій накладній можливо додати власні реквізити, та вивести їх на друк.

Статуси документів

При роботі з накладними можливо вставлювати та контролювати стани документів. Ви можете налаштувати власні етапи продажу, призначивши кожному свій статус і колір.

Файли

Додавайте до накладних пов'язані зовнішні документи, зображення чи посилання.

Оплата (аванс) від покупця

Часткову (аванс) або повну оплату від покупця в Dilovod можна зареєструвати платіжним документом створивши його декількома способами.

Створення документів на підставі видаткової накладної

На підставі видаткової накладної можливо створити інші документи, пов'язані з реалізацією, що значно спрощує роботу з великим масивом документів в обліку.

1. Для введення документа на основі накладної скористайтеся кнопкою на панелі інструментів Створити новий документ на підставі поточного (або клавіша F10).
2. Потім у списку виберіть документ, який необхідно створити. Натисніть кнопку ОК.

Доставка

Підключення блоку «Доставка» додає до документа окрему вкладку «Доставка», у якій можна оформлювати та керувати доставкою. Зокрема, створювати експрес-накладні для відправлень через «Нову пошту», формувати товарно-транспортні накладні для власної служби доставки та контролювати інформацію щодо доставки.

Доступні звіти

Для аналізу інформації про продажі можна використовувати різні звіти залежно від потреби, наприклад:

• Розрахунки з покупцями чи ОСВ за рахунком 361 — для аналізу взаєморозрахунків із покупцями.
• Звіт «Продажі» - дозволяє оцінювати виручку, собівартість, рентабельність і маржинальність у різних аналітичних розрізах.
• Звірка взаєморозрахунків - для контролю та аналізу стану розрахунків з контрагентами. Дозволяє перевірити заборгованість, оплати та відвантаження за обраний період

Оновлено: 13/11/2026