Статуси документів

У сервісі передбачена можливість самостійно налаштовувати статуси документів, призначати їм індивідуальні кольори та переглядати історію змін. Статуси допомагають відстежувати етапи опрацювання та готовності документів відповідно до потреб підприємства.

Документи, для яких доступні статуси

Статуси можна використовувати для наступних документів:

• Продажі: замовлення покупця, рахунок покупцю, відвантаження та надання послуг.
• Закупівлі: замовлення постачальнику, рахунок постачальника, надходження товарів та послуг.
• Договори.
• Замовлення на виробництво.

Статус відображається безпосередньо у документі. Також його можна вивести окремим стовпцем Статус у журналі документів. Це дозволяє швидко переглядати поточний стан документів, виконувати відбір за певним статусом та групувати документи за статусами.

Підключення статусів

Щоб статус почав відображатися в документі та журналі документів, його необхідно підключити в налаштуваннях відповідного документа.

1. Відкрийте потрібний документ.
2. Натисніть Більше ► Налаштування документа.
3. Перейдіть на вкладку Статуси.

На цій вкладці можна:

• створити власний статус відповідно до потреб підприємства;
• підключити готовий статус, який доступний у переліку статусів Діловода для відповідного документа.

Далі розглянемо кожен із цих варіантів окремо.

Створення власного статусу

Щоб створити власний статус, на вкладці Статуси натисніть команду Створити.
У вікні Створення нового статусу:

1. У полі Найменування вкажіть назву статусу. Наприклад, В роботі.
2. Виберіть колір, яким буде позначатися цей статус.
3. Нижче встановіть прапорці навпроти документів, у яких потрібно використовувати цей статус. Наприклад, Замовлення покупцеві, Відвантаження та надання послуг.
4. Натисніть Зберегти і закрити.

Створений статус з'явиться у списку статусів. Після цього ще раз натисніть Зберегти і закрити, щоб зберегти налаштування документа.
Якщо це перше підключення статусів для документа, закрийте документ і відкрийте його повторно. Після повторного відкриття у правій верхній частині документа з'явиться можливість вибрати потрібний статус.

Підключення готового статусу

Щоб підключити готовий статус, на вкладці Статуси натисніть команду Показати всі.
У списку оберіть потрібний статус. Для готових статусів уже визначені найменування та колір, тому додатково їх налаштовувати не потрібно.
Встановіть прапорці навпроти документів, у яких потрібно використовувати цей статус, наприклад Замовлення постачальникові, Надходження товарів та послуг.
Після цього натисніть Зберегти і закрити. Обраний статус з'явиться у списку підключених статусів. Ще раз натисніть «Зберегти і закрити», щоб зберегти налаштування документа.
Якщо це перше підключення статусів для документа, закрийте документ і відкрийте його повторно. Після повторного відкриття у правій верхній частині документа з'явиться можливість вибрати підключений статус.

Зміна статусу документа

Змінити статус документа можна двома способами: безпосередньо у документі або з журналу документів.

Спосіб 1. Зміна статусу у документі

1. Відкрийте потрібний документ.
2. У правій верхній частині документа натисніть на поточний статус.
3. Зі списку оберіть потрібний статус.
4. Натисніть Зберегти і закрити.

Статус документа буде змінено.

Спосіб 2. Зміна статусу в журналі документів

1. У журналі документів знайдіть потрібний документ.
2. Натисніть на ньому правою кнопкою миші.
3. Оберіть команду Змінити статус документа.
4. Зі списку оберіть потрібний статус.

У цьому випадку статус змінюється без необхідності відкривати сам документ.

Приховування статусів для окремих документів

Для кожного виду документа можна окремо налаштувати перелік доступних статусів. Якщо певний статус не потрібно використовувати, його можна відключити для конкретного документа.
Для цього:

1. Відкрийте документ, для якого потрібно приховати статус, та натисніть на поточний статус, щоб переглянути доступний список статусів.
2. Оберіть команду Налаштувати.
3. Відкриється список статусів, доступних для цього виду документа.
4. Знайдіть статус, який потрібно відключити, натисніть на ньому правою кнопкою миші та оберіть Редагувати.
5. У вікні налаштування зніміть прапорець навпроти потрібного документа.
6. Натисніть Зберегти і закрити.

Після цього статус залишиться в системі та буде доступний для інших документів, для яких він підключений.

Перегляд історії зміни статусів документа

Щоб переглянути історію зміни статусів документа, відкрийте потрібний документ та натисніть Більше ► Історія змін.
В історії змін можна переглянути, коли та яким користувачем було змінено статус документа.

Групування та відбір за статусом у журналах документів

У журналах документів можна групувати документи за статусом. Для цього натисніть лівою кнопкою миші на заголовок стовпця Статус. Після цього документи в журналі будуть згруповані за статусами в алфавітному порядку.

Також у журналі можна виконати відбір документів за певним статусом. Для цього:

1. Натисніть команду Налаштування списку.
2. У відборі виберіть параметр Стан.
3. Натисніть стрілку ►, щоб додати обраний параметр до умов відбору.
4. У полі значення виберіть статус, за яким потрібно виконати відбір, наприклад Взято в роботу.
5. Натисніть Застосувати.

Після цього в журналі відображатимуться лише документи, які мають обраний статус.

Оновлено: 14/08/2026