Для реєстрації осіб, які перебувають або коли-небудь перебували у трудових відносинах з організацією, призначений довідник «Працівники». У ньому зберігаються дані про працівника: організацію, в якій він працює, підстави та умови працевлаштування, табельний номер, стать, податковий номер, а також інші облікові дані.

Створення картки працівника

Для створення нового працівника відкрийте розділ

Заробітна плата ► Довідники ► Працівники та натисніть команду Створити

Після натискання команди система відкриває довідник «Контрагенти». Це пов’язано з тим, що у програмі використовується спільний довідник фізичних та юридичних осіб, у якому можуть зберігатися:

• працівники;
• клієнти;
• постачальники;
• інші контрагенти.

Тому перед створенням працівника необхідно спочатку створити картку фізичної особи у довіднику «Контрагенти».

Заповнення картки фізичної особи

У картці необхідно заповнити основну інформацію про особу, зокрема:

• ПІБ;
• контактні дані;
• стать;

• дату народження;
• реєстраційний номер платника податків (ІПН);
• адресу;
• паспортні дані;

• банківський рахунок;

• іншу необхідну інформацію.

Важливо

Картка фізичної особи у довіднику «Контрагенти» створюється лише один раз, незалежно від:

• кількості організацій, у яких працює особа;
• кількості посад, які вона займає;
• повторного прийняття на роботу в майбутньому.

Надалі одна й та сама фізична особа може використовуватись для створення декількох карток працівника в різних організаціях або для різних кадрових подій.

Рекомендація щодо структури довідника

Для зручності роботи рекомендується у довіднику «Контрагенти» створити окрему групу, наприклад:

• Працівники

або

• Співробітники.

Це дозволить швидко знаходити картки фізичних осіб та уникнути плутанини серед інших контрагентів.

Додавання фізичної особи до довідника «Працівники»

Після створення та заповнення картки фізичної особи:

1. Виділіть потрібну особу у довіднику «Контрагенти».
2. Натисніть команду Обрати.

Після цього фізичну особу буде додано до довідника «Працівники», де вже можна оформлювати кадрові документи.

Табельний номер працівника система генерує автоматично під час створення картки працівника. За потреби табельний номер можна відкоригувати вручну відповідно до правил нумерації, прийнятих в організації. Табельні номери фіксуються в Табелі обліку використання робочого часу поруч із прізвищем та посадою. 

Також у довіднику «Працівники» при потребі можна створювати окремі групи та розподіляти працівників, наприклад: Такий підхід дозволяє зручніше структурувати довідник та швидше знаходити необхідних працівників.

У правій частині картки працівника вкладки Відомості та Накази на момент створення працівника є порожніми. Це пов’язано з тим, що система працює за логікою кадрового обліку, де дані формуються на підставі кадрових документів.

Інформація у цих розділах автоматично заповнюється та відображається після створення і проведення відповідних кадрових документів, наприклад:

• прийому на роботу;
• кадрового переміщення;
• зміни умов оплати праці;
• звільнення;
• інших кадрових наказів.

Основне місце роботи та внутрішнє сумісництво

Якщо одна людина працює на одному підприємстві і як основний працівник, і як внутрішній сумісник, у системі створюються 2 окремі картки працівника, кожна зі своїм табельним номером.

Це пов’язано з тим, що основне місце роботи та внутрішнє сумісництво обліковуються як окремі кадрові позиції:

• можуть мати різні посади, графіки роботи, ставки та умови оплати;
• окремо відображаються в табелі;
• окремо беруть участь у розрахунку заробітної плати та кадрових документах.

При цьому фізична особа залишається однією, але в кадровому обліку система веде її як дві окремі зайнятості.

Оновлено: 21/05/2026