Наказ про прийняття на роботу — це офіційний розпорядчий документ, який видає роботодавець, щоб офіційно оформити нового працівника на посаду. Він є підставою для початку трудових відносин і допуску особи до роботи.

Дивитись відеоінструкцію

Основні вимоги до наказу:

• Строки: Видається обов’язково до початку фактичного виконання працівником своїх обов’язків.
• Підстава: Складається на основі заяви працівника, письмового трудового договору або контракту.
• Форма: Може бути складений за типовою формою (№ П-1) або у довільній формі, зручній для підприємства (необхідно зберегти всі реквізити типової форми).
• Ознайомлення: Працівник повинен обов'язково ознайомитися з наказом та підписати його (із зазначенням дати).
• Повідомлення ДПС: До початку роботи працівника роботодавець зобов’язаний подати Повідомлення про прийняття працівника на роботу до податкової служби.

Заповнення реквізитів наказу

Для створення наказу перейдіть у розділ:

Зарплата ► Кадрові накази ► Створити ► Прийом на роботу

Заповніть реквізити наказу:

• Номер наказу — у наказі слід вказувати порядковий номер відповідно до журналу реєстрації наказів з особового складу. Зазвичай номер складається з порядкового номера та, за потреби, літерного індексу.
• Дата — це день, коли видається наказ (дата підписання).
• Дата прийому — офіційна дата початку виконання працівником трудових обов’язків.
• Працівник — оберіть існуючу картку працівника з довідника, якщо її було створено раніше, або створіть нову картку працівника.
• Посада — офіційно закріплене службове становище працівника в організації, яке визначає його трудову функцію, обов’язки, права та рівень відповідальності. Для додавання посади двічі натисніть лівою кнопкою миші на поле. У вікні, що відкриється, натисніть команду Створити. Введіть код або частину назви посади та виконайте пошук у класифікаторі. Оберіть потрібну посаду та натисніть Зберегти і закрити. Якщо потрібної посади немає у класифікаторі, її можна додати вручну за допомогою команди Створити. Після створення оберіть посаду зі списку.

• Працевлаштування — оберіть умови роботи працівника: основне місце роботи, робота за контрактом, договір ЦПХ, сумісництво тощо.

• Графік роботи — оберіть графік, за яким працюватиме працівник.
• Форма оплати — визначте спосіб нарахування заробітної плати: Оклад — вкажіть суму місячного окладу. Погодинна оплата — зазначте тариф за 1 годину роботи. Також передбачена можливість встановлення тарифу відповідно до тарифної сітки. Види погодинних тарифів створюються та редагуються користувачем вручну. Відрядна оплата — оплата здійснюється відповідно до обсягу виконаних робіт.

• Аванс — за потреби можна зафіксувати суму авансу вручну. Якщо суму не вказувати, система автоматично розраховуватиме аванс пропорційно відпрацьованим дням.
• Поле Базовий місяць індексації система автоматично заповнює місяцем прийняття працівника (наприклад, якщо працівника прийнято 17.04 — буде встановлено 01.04). Для новоприйнятого працівника індексація розраховується не від дати прийняття на роботу, а від місяця останнього підвищення посадового окладу за його посадою (базовий місяць). Індексується сама посада, а не людина. Тому базовим місяцем для новачка є місяць, у якому востаннє підвищувався оклад за тією посадою, на яку він приймається. Якщо посада новостворена, базовим є місяць затвердження штатного розпису з цим окладом.

Приклад: працівника прийнято 17.04.2026, але оклад за цією посадою підвищували у січні 2025. У такому випадку в полі Базовий місяць індексації потрібно встановити 01.01.2025, щоб індексація розраховувалась правильно.

• Випробувальний термін — період, протягом якого роботодавець оцінює відповідність працівника займаній посаді, а працівник — умови роботи. Якщо випробувальний термін не зазначено в наказі про прийом на роботу, вважається, що працівника прийнято без випробувального терміну.
• Категорія працівника — поле використовується для вибору коду застрахованої особи, який необхідний для коректного нарахування ЄСВ та формування звітності. Після натискання на поле відкривається довідник категорій працівників. У списку доступні такі варіанти: Наймані працівники на загальних підставах — код 01 Працівник на загальних підставах (встановлено за замовчуванням). Працюючі особи з інвалідністю — код 02 Інвалід. Особи, які працюють за договорами ЦПХ — код 26 Договір ЦПХ. За потреби категорію працівника можна створити вручну за допомогою команди Створити.

• Пільга — оберіть вид податкової пільги, якщо працівник має право на її застосування. Якщо працівник є працюючим пенсіонером або особою з інвалідністю, додатково встановіть відповідний прапорець у нижній частині форми.
• Рахунок витрат — вкажіть рахунок витрат, на який будуть відноситися нарахування працівнику.
• Стаття витрат — оберіть статтю витрат зі списку або створіть нову за потреби.
• Дата створення робочого місця — дата, з якої в штатному розписі створено нову штатну одиницю та введено робоче місце. Визначається відповідно до дати набрання чинності наказом керівника або оновленим штатним розписом. Ця дата використовується для кадрового обліку та відображається у звітності, зокрема в Додатку 5 Об’єднаної звітності. Важливо: дата створення робочого місця не є датою прийому працівника. Робоче місце може бути створене раніше, а працівника на нього можуть прийняти пізніше.

Наприклад: У штатному розписі з 01.01.2026 було створено посаду Бухгалтер. Але працівника на цю посаду прийняли лише 15.03.2026.

Тоді:

• дата створення робочого місця — 01.01.2026 (дата, коли посада з’явилась у штатному розписі)
• дата прийому працівника — 15.03.2026 (дата, коли працівник фактично почав працювати)

Тобто робоче місце може існувати певний час вакантним, ще до прийняття працівника. У Додатку 5 за березень 2026:

• дата прийому — 15.03.2026;
• дата створення робочого місця — 01.01.2026.

Якщо ж працівника приймають на посаду, яка вже давно існує у штатному розписі, поле про створення нового робочого місця не заповнюється.

• Кількість днів відпустки на рік — вкажіть тривалість основної відпустки працівника відповідно до умов праці та законодавства. За наявності також зазначте кількість днів додаткової відпустки та відпустки на дітей.
• Підстава — заповнюється за допомогою команди Заповнити підставу та автоматично формується системою у вигляді тексту, наприклад: «заява Плиса Івана Івановича від 01.05.2026 р.».
• Текст наказу — заповнюється за допомогою команди Сформувати текст наказу та автоматично генерується системою у вигляді готового тексту. За потреби користувач може вносити зміни або уточнення вручну. Після збереження ці дані автоматично підтягуються до друкованої форми наказу.

Друк документів і подання повідомлення про прийняття

За допомогою команди Друк можна роздрукувати кадровий наказ. За потреби шаблон друкованої форми можна відредагувати.

Також доступний друк:

• наказу за типовою формою № П-1, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489;
• особової картки працівника за типовою формою № П-2, затвердженою наказом Державного комітету статистики та Міністерства оборони України № 495/656 від 25.12.2009 року

Частина даних в особовій картці працівника заповнюється автоматично на підставі наказу про прийом на роботу. Інші реквізити необхідно дозаповнити вручну безпосередньо в програмі або після вивантаження картки в Excel.

Також на підставі наказу можна сформувати Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Документ формується автоматично із заповненими даними. Перед поданням рекомендується виконати перевірку за допомогою команди Контроль.

Після перевірки повідомлення можна:

• відправити безпосередньо з програми;
• або вивантажити у форматі XML для подання через сторонній сервіс звітності.

Відеоінструкція

Оновлено: 27/05/2026