Документ «Відпустка» призначений для реєстрації відпусток працівників підприємства, відображення періоду їх відсутності та нарахування відпускних.

Документ забезпечує:

• реєстрацію факту надання відпустки працівнику;
• фіксацію періоду відпустки;
• визначення виду відпустки;
• формування даних для подальшого розрахунку відпускних;
• можливість друку наказу безпосередньо із системи.

Щоб створити документ, перейдіть у меню:

Зарплата ► Відпустки ► Створити

Заповнення документа

Загальні реквізити

У верхній частині документа заповнюються наступні поля:

1. № наказу — номер документа (за внутрішнім обліком підприємства);

Особливості заповнення номера наказу:

• № наказу вноситься вручну.
• Програма не виконує автоматичну генерацію номерів.
• Номер може містити цифри, букви та символи.
• Максимальна довжина — до 16 символів.

Важливо:

Нумерація є наскрізною для документів: відпустка та компенсація відпустки.

Система не дозволяє використовувати однакові номери для таких документів.

2. Компанія — організація, від імені якої ведеться облік;
3. від — дата наказу;

Датою наказу вважається дата його підписання керівником. Ключові правила:

• Дата наказу: Наказ має бути оформлений і підписаний до початку відпустки.
• Рекомендований строк: Рекомендується видавати наказ за 3–5 днів до початку відпустки.
• Внесення в програму: Програмне внесення має забезпечити своєчасний розрахунок відпускних (зазвичай за 3 дні до початку відпустки).

Види відпусток

У документі передбачено вибір виду відпустки. За замовчуванням встановлено прапорець Щорічна відпустка. До щорічних відпусток належать:

• відпустка основна щорічна;
• відпустка додаткова щорічна;
• відпустка на дітей.

Зазначені види є різновидами щорічної відпустки відповідно до чинного законодавства.

Особливості:

• розрахунок середньої заробітної плати для цих видів відпусток виконується за єдиними правилами;
• порядок нарахування відпускних є однаковим.

Облік та контроль додаткової щорічної відпустки та відпустки на дітей

Зазначені види відпусток не відображаються у стандартному контролі залишків відпусток. Це пов’язано з тим, що:

• такі відпустки не прив’язані до робочого року працівника;
• право на них визначається календарними періодами або окремими умовами.

Облік і контроль використання таких відпусток здійснюється бухгалтером самостійно.

Додаткові умови

При наданні окремих видів відпусток (відпустки додаткової щорічної та відпустки на дітей) необхідно враховувати додаткові умови, наприклад:

• для відпустки на дітей одному з батьків може знадобитися довідка з місця роботи іншого з батьків про невикористання такої відпустки;
• право на відпустку може змінюватися залежно від обставин (народження дитини, досягнення граничного віку тощо);
• такі зміни не відслідковуються автоматично системою та потребують контролю з боку користувача.

Якщо зняти прапорець Щорічна відпустка, стає доступним вибір інших видів відпусток, що не належать до щорічних. Після цього користувач може обрати відповідний вид відпустки зі списку.

Дані працівника

У блоці даних працівника необхідно зазначити:

• Працівник — обирається з довідника;
• Табельний номер — заповнюється автоматично або вручну;
• Посада — підтягується відповідно до кадрових даних;

Заповнення табличної частини

Заповніть інформацію про невикористані відпустки, скористайтеся командою Заповнити. Система автоматично формує дані в розрізі періодів та заповнює:

• вид відпустки;
• період, за який надається відпустка;
• кількість днів.

Заповнення виконується на підставі даних обліку невикористаних днів відпустки в розрізі робочих років працівника, які відлічуються з дати прийняття на роботу.

Приклад

Працівник прийнятий на роботу 01.06.2024 та йде у відпустку з 23.04.2026 на 8 днів. Система розподіляє дні відпустки за робочими роками:

* 1-й робочий рік: 01.06.2024 – 31.05.2025 — 24 дні;

* 2-й робочий рік: 01.06.2025 – 31.05.2026 — 21 день.

Використання днів відпустки відбувається послідовно — спочатку за рахунок найстарішого періоду, тому рядок 2 видаляємо.

Період відпустки

Необхідно заповнити:

• У відпустці з — дата початку відпустки;
• по — дата завершення відпустки.

Кількість днів відпустки в табличній частині автоматично оновлюється відповідно до зазначеного періоду.

По кнопці Контроль справа над табличною частиною формується звіт Контроль відпусток.

Нарахування відпускних

Основні особливості нарахування відпусток:

• Розрахунковий період: Зазвичай це 12 повних календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник пропрацював менше року, береться фактичний час роботи (повні місяці). Виплати, що враховуються при розрахунку: Основна зарплата, доплати, надбавки, премії, лікарняні.
• Відпустки в табелі обліку використання робочого часу відображають у календарних днях за допомогою спеціальних буквених або цифрових кодів. Основні коди: щорічна основна відпустка — «В», додаткова — «Д», без збереження ЗП — «НА». Позначаються всі дні, включаючи вихідні.
• Тривалість: Стандартна щорічна відпустка — не менше 24 календарних днів.
• Терміни виплати: Відпускні мають бути виплачені не пізніше, ніж за три дні до початку відпустки.

Для виконання розрахунку необхідно:

Натиснути кнопку Нарахувати відпустку. У результаті система виконує автоматичний розрахунок суми відпускних на підставі:

• середнього заробітку;
• кількості календарних днів відпустки (розрахунок здійснюється у календарних днях — включаються вихідні дні, а також святкові/неробочі дні - на період воєнного часу)

Оновлено: 21/04/2026