Статті на: Склад

Виправлення помилок складської обліку

Чому виникають помилки складського обліку?

Під час роботи з документами, пов’язаними з рухом товарів, важливо дотримуватися хронології проведення документів. Помилки складського обліку можуть виникати, якщо вже проведений документ редагують заднім числом або створюють новий документ датою, що передує датам уже проведених документів. Якщо після таких змін не перепровести наступні документи, розрахунок залишків та собівартості може стати некоректним.

Це може призвести до:

появи мінусових залишків на складі;
некоректного розрахунку собівартості товару;
невідповідності залишків фактичному руху товару.

Заборона продажу/списання товарів у мінус не запобігає виникненню таких помилок. Якщо документ змінюється/створюється заднім числом, уже проведені наступні документи не перераховуються автоматично з урахуванням цієї зміни.

Приклад виникнення мінусового залишку

Розглянемо приклад із товаром «Томати в’ялені в банці»:

01.06 оформлено надходження 10 шт. томатів;
02.06 відвантажено покупцю 5 шт.;
03.06 відвантажено ще 5 шт.

У результаті залишок становить 0 шт.
Після цього повертаємося до документа відвантаження від 02.06 та змінюємо кількість із 5 шт. на 7 шт.
Тепер рух товару виглядатиме так:

01.06: +10 шт. ► залишок 10 шт.;
02.06: −7 шт. ► залишок 3 шт.;
03.06: −5 шт. ► виникає мінусовий залишок −2 шт.

Тобто після зміни документа від 02.06 на момент відвантаження 03.06 на складі залишалося лише 3 шт. томатів, а відвантажено було 5 шт.
Якщо документи після внесеної зміни не перепровести, система не перераховує їх автоматично з урахуванням нового руху. Саме тому навіть за встановленої заборони продажу товарів у мінус може виникнути мінусовий залишок.

Приклад виникнення помилки в собівартості

Розглянемо приклад із товаром «Томати в’ялені в банці»:

01.06 оформлено надходження 10 шт. томатів за ціною 100 грн/шт. Загальна собівартість отриманого товару становить 1 000 грн.
02.06 та 3.06 реалізовано по 5 шт. На момент реалізації собівартість товару становить 100 грн/шт., тому собівартість реалізованих 5 шт. — 500 грн.
Після цього повертаємося до документа надходження від 01.06 та змінюємо ціну з 100 грн/шт. на 85 грн/шт.

Після зміни документа надходження його собівартість уже становить 850 грн, а собівартість 1 шт. — 85 грн. Водночас документи реалізації від 02.06 та 03.06 були проведені раніше та розраховані на підставі попередньої ціни 100 грн/шт.
Тому після зміни ціни в документі надходження необхідно перепровести наступні документи, щоб система повторно розрахувала собівартість реалізації з урахуванням нової ціни.
У цьому випадку собівартість кожної реалізації має бути перерахована з 500 грн до 425 грн:

02.06: 5 шт. × 85 грн = 425 грн;
03.06: 5 шт. × 85 грн = 425 грн.

Таким чином, зміна ціни в документі заднім числом без подальшого перепроведення може призвести до некоректного відображення собівартості.

Як виправити помилки складського обліку

Для виправлення помилок складського обліку можна використовувати один із трьох способів залежно від ситуації.

1. Перепроведення по конкретному товару

Якщо помилка виникла по одному конкретному товару, найзручніше скористатися звітом «Рух по товару».
Відкрийте звіт Склад ► Звіти ► Рух по товару, виберіть потрібний товар, період і скористайтеся командою Перепровести. Команда повторно проводить документи по обраному товару за зазначений період.

2. Пакетне перепроведення всіх складських документів

Якщо необхідно перепровести документи по складу загалом, рекомендуємо періодично виконувати пакетне складське перепроведення. Це особливо актуально для користувачів, які регулярно працюють із великим обсягом складських операцій.

Для цього:

Перейдіть у розділ Склад ► Відомість по складу
Встановіть необхідний період, наприклад серпень.
Виберіть потрібне групування: за рахунком обліку, складом або місцем зберігання.
Перейдіть до колонки Кількість: Прихід або Кількість: Витрата.
Натисніть команду Перепровести.

Таке перепроведення дозволяє повторно провести всі складські документи за вибраний період і актуалізувати залишки.

3. Контроль складу та перерахунок собівартості

Якщо необхідно знайти та виправити саме проблемні документи, скористайтеся обробкою Контроль складу та перерахунок собівартості у розділі Результати.

Спосіб перепроведення залежно від задачі

Якщо проблема стосується одного товару — відкрийте звіт Рух по товару та скористайтеся командою Перепровести.
Якщо потрібно перепровести весь склад за певний період — відкрийте Склад ► Відомість по складу та скористайтеся командою Перепровести.
Якщо потрібно знайти та опрацювати проблемні документи — відкрийте Результати ► Контроль складу та перерахунок собівартості та скористайтеся командою Контроль.

Навіть якщо зараз помилок у складському обліку не виявлено, користувачам, які активно працюють зі складом, рекомендуємо періодично виконувати складське перепроведення документів. Це допомагає своєчасно виявляти та виправляти наслідки змін документів «заднім числом».

Перевірка історії змін документа

Якщо необхідно перевірити, чи змінювався документ після його проведення, відкрийте потрібний документ та скористайтеся командою Більше ► Історія змін документа.
В історії можна переглянути дату створення документа, чи редагувався він після проведення. Це особливо корисно під час пошуку причин мінусових залишків або некоректної собівартості, коли є підозра, що документ був змінений «заднім числом».

Оновлено: 14/08/2026

Чи була ця стаття корисною?

Дякуємо!