Інвентаризація — це документ, який використовується для відображення результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей. За його допомогою можна зафіксувати фактичні залишки ТМЦ на складі, порівняти їх з даними обліку та визначити виявлені розбіжності (надлишки або нестачі). За результатами інвентаризації необхідно оформити документи «Оприбуткування надлишків» та «Списання зі складу», залежно від виявлених розбіжностей. Це забезпечує коректне відображення фактичних залишків ТМЦ в обліку.

Для створення документа відкрийте розділ

Склад ► Інвентаризація ► Створити

Заповнення реквізитів документа

1. Дата — встановіть дату проведення інвентаризації. Залишки ТМЦ будуть заповнені станом саме на цю дату.
2. Склад — виберіть місце зберігання, на якому проводиться інвентаризація ТМЦ. Як місце зберігання можна вказати: склад, торгову точку, працівника або контрагента.
3. За командою Додати реквізит можна додати до документа додаткові поля:

• Причина інвентаризації — вибирається з довідника причин, який користувач наповнює самостійно.
• Примітка — довільне текстове поле для додаткової інформації.

Заповнення табличної частини документа

Табличну частину документа можна заповнити декількома способами.

Спосіб 1. Команда «Підбір»

Натисніть Підбір та виберіть необхідні номенклатурні позиції.
Після додавання товарів:

• колонка Облікова кількість заповнюється автоматично відповідно до залишків на складі;
• у колонці Фактична кількість необхідно вручну вказати фактичну кількість ТМЦ, визначену під час інвентаризації.

Спосіб 2. Команда «Заповнити»

Команда Заповнити дозволяє автоматично додати до документа товари за заданими умовами.
У вікні заповнення доступні такі параметри:

• Тип цін. Визначає, яка ціна буде підставлена до колонки Ціна. Доступні варіанти: Складська собівартість — у документ буде підставлена собівартість, за якою ТМЦ обліковуються на складі. Відпускна ціна — дозволяє вибрати будь-яку категорію цін (наприклад, прайсову або роздрібну). Обрана ціна буде підставлена до колонки «Ціна» та використовуватиметься для оцінки надлишків або нестач.
• Група товарів. Дозволяє відібрати товари лише певної групи. Це зручно, якщо інвентаризація проводиться поетапно і для кожної групи товарів створюється окремий документ.
• Бренд товару. Дозволяє застосувати фільтр за брендом. Для використання цього параметра бренд має бути зазначений у картці кожної номенклатурної позиції.
• Тільки наявні на складі. Якщо встановити цей прапорець, до табличної частини будуть додані лише ті товари, за якими є складські залишки. Позиції з нульовим залишком не включатимуться до документа.
• Групування товарів у розрізі груп. Якщо прапорець встановлено, товари у табличній частині будуть згруповані за групами номенклатури. Якщо прапорець не встановлено, усі товари відображатимуться єдиним списком в алфавітному порядку.
• Рахунок обліку. Дозволяє відібрати ТМЦ за рахунком бухгалтерського обліку. За допомогою цього фільтра можна окремо провести інвентаризацію товарів, продукції, матеріалів або інших категорій запасів.

Після налаштування параметрів натисніть ОК. Система автоматично заповнить табличну частину ТМЦ відповідно до заданих умов відбору. Після автоматичного заповнення документа фактичну кількість можна внести вручну, завантажити з файлу або зафіксувати за допомогою сканера штрихкодів. Після заповнення фактичної кількості система автоматично розрахує різницю між фактичними та обліковими залишками.

Спосіб 3. Команда «Додати»

Команда «Додати» дозволяє вручну сформувати табличну частину документа. Цей спосіб доцільно використовувати, якщо необхідно провести інвентаризацію або звірити залишки лише за окремими номенклатурними позиціями, а не за всім асортиментом товарів.
Після натискання «Додати» виберіть потрібну номенклатурну позицію. Для кожного доданого товару система автоматично заповнить облікову кількість, а в колонці «Фактична кількість» необхідно вручну вказати фактичний залишок, визначений під час інвентаризації. Після внесення фактичної кількості система автоматично розрахує надлишок або нестачу для кожної позиції.

Спосіб 4. Проведення інвентаризації за допомогою сканера штрихкодів

Команда «Підбір за штрихкодом» призначена для проведення інвентаризації з використанням сканера штрихкодів. Вона дозволяє швидко зафіксувати фактичну кількість товарів шляхом їх послідовного сканування.
Натисніть «Підбір за штрихкодом», після чого почніть сканувати товари. За потреби штрихкод можна ввести вручну.
Після першого сканування товар буде додано до табличної частини документа:

• колонка «Облікова кількість» заповнюється автоматично відповідно до залишків на складі;
• у колонці «Фактична кількість» система автоматично встановлює значення 1.

Кожне наступне сканування цього самого товару автоматично збільшує значення у колонці «Фактична кількість» на одну одиницю. Таким чином, достатньо просканувати товар стільки разів, скільки одиниць фактично знаходиться на складі.
За потреби значення у колонці «Фактична кількість» можна відкоригувати вручну. Після внесення фактичної кількості система автоматично розрахує надлишок або нестачу для кожної позиції.

Команди меню «Дії»

• Заповнити облікову кількість та ціну

Відкриває вікно налаштування заповнення, у якому можна задати тип цін, групу товарів, бренд та рахунок обліку.
Команда дозволяє не лише заповнити табличну частину документа, а й оновити облікову кількість та ціну вже доданих товарів. Для цього у вікні заповнення необхідно обрати потрібні параметри та встановити режим «Не додавати рядки, тільки оновити».
Такий варіант зручно використовувати, якщо товари вже були додані до інвентаризації вручну або документ заповнювався раніше, але після цього відбулися рухи товарів і потрібно актуалізувати облікові залишки та ціни за даними програми.

• Заповнити фактичну кількість за обліковою

Автоматично переносить значення з колонки «Облікова кількість» до колонки «Фактична кількість». Команду зручно використовувати, якщо під час інвентаризації фактична кількість товару відповідає даним обліку.

• Залишити тільки надлишки і недостачі

Видаляє з табличної частини позиції, за якими фактична кількість відповідає обліковій, залишаючи лише товари, за якими виявлено надлишок або нестачу.

• Доповнити із залишків

Дозволяє автоматично заповнити табличну частину документа всіма ТМЦ, які мають залишок на обраному складі за даними обліку. Команда є альтернативним способом заповнення документа, коли потрібно додати до інвентаризації всі товари, що обліковуються в залишках за цим місцем зберігання.

• Видалити рядки

Дозволяє видалити всю табличну частину документа.

Завантаження фактичних залишків із файлу

Фактичні залишки в документі «Інвентаризація» можна заповнити за допомогою файлу Excel.
1. Вивантажте документ в Excel.
Відкрийте заповнений документ «Інвентаризація» та скористайтеся командою «Друк» → вивантажте документ в Excel.
2. Підготуйте файл.
У Excel видаліть шапку документа, залишивши табличну частину з товарами. У колонці «Кількість» вкажіть фактичну кількість кожного товару. Збережіть файл.
3. Завантажте файл в інвентаризацію.
У документі «Інвентаризація» натисніть «Завантажити із файлу». На запит «Очистити перед заповненням табличну частину?» оберіть «Так». Виберіть підготовлений Excel-файл та завантажте його.
5. Налаштуйте відповідність полів.
Перевірте параметр, за яким система буде ідентифікувати товар — наприклад, найменування, код або артикул. Для поля «Кількість фактично» виберіть відповідну колонку «Кількість» із файлу Excel.
У результаті до табличної частини будуть завантажені найменування товарів, ціна та їх фактична кількість. Облікова кількість при цьому не заповнюються.
4. Заповніть облікову кількість та ціну.
Скористайтеся командою «Дії → Заповнити облікову кількість та ціну». У вікні заповнення встановіть прапорець «Не додавати нові рядки, тільки оновити» та натисніть «ОК».
Система знайде завантажені товари та доповнить їх обліковою кількістю і ціною, не додаючи до документа нових рядків.

Особливості проведення інвентаризації при партійному обліку

Якщо в обліку використовуються партії товарів або серії з термінами придатності, інвентаризацію необхідно проводити з урахуванням партій.
Послідовність заповнення документа загалом така сама, однак перед заповненням табличної частини необхідно врахувати партійний облік.
1. Заповніть табличну частину.
Скористайтеся командою «Заповнити» та за потреби встановіть необхідні параметри відбору, наприклад групу товарів. Обов'язково встановіть параметр «Заповнювати партії».
Після цього система заповнить табличну частину товарами, їх обліковою кількістю та ціною.
2. Збережіть документ.
Після заповнення табличної частини збережіть документ та закрийте його.
3. Відкрийте документ повторно.
Після повторного відкриття документа в табличній частині з'явиться колонка «Партія». Для кожного товару система відобразить окремі рядки відповідно до партій, які є в залишках за даними обліку.
Таким чином, один і той самий товар може бути представлений у документі кількома рядками — окремо за кожною партією із відповідними обліковими залишками.
4. Внесіть фактичні залишки.
Фактичну кількість необхідно вказати окремо для кожної партії кожного товару відповідно до фактичних даних, отриманих під час інвентаризації.

Оформлення результатів інвентаризації

Після внесення фактичних залишків інвентаризацію необхідно завершити: оприбуткувати виявлені надлишки та списати нестачі.
Це можна зробити двома способами:

Спосіб 1. За допомогою команди «Контроль результатів»

Команда «Контроль результатів» дозволяє вручну перевірити та відібрати позиції, за якими виявлено надлишки або нестачі.

1. Натисніть «Контроль результатів» над табличною частиною документа.
2. У вікні, що відкриється, встановіть позначки навпроти товарів, за якими виявлено надлишок.
3. Натисніть «Оприбуткувати».
4. Система автоматично сформує документ «Оприбуткування надлишків» на підставі вибраних позицій.
5. Перевірте документ та натисніть «Зберегти і закрити».

Після цього поверніться до контролю результатів та встановіть позначки навпроти товарів, за якими виявлено нестачу.

6. Натисніть «Списати».
7. Система автоматично сформує документ «Списання зі складу».
8. Натисніть «Зберегти і закрити».

Таким чином, надлишки та нестачі будуть відображені відповідними документами.

Спосіб 2. Створення документів на підставі інвентаризації

Цей спосіб дозволяє сформувати документи «Оприбуткування надлишків» та «Списання зі складу» автоматично, без ручного відбору позицій.
Для цього скористайтеся командою «Створити документ на підставі поточного» та виберіть необхідний документ:

• «Оприбуткування надлишків» — для оприбуткування виявлених надлишків;
• «Списання зі складу» — для списання виявлених нестач.

Система автоматично сформує відповідний документ на підставі результатів інвентаризації. Перевірте сформований документ та проведіть його.
Аналогічно сформуйте документ «Списання зі складу» для нестач.

Після проведення документів «Оприбуткування надлишків» та «Списання зі складу» результати інвентаризації будуть повністю відображені в обліку.

Оновлено: 07/08/2026