Видані податкові накладні (ПН)

Податкова накладна (ПН) — це електронний документ, який складає продавець — платник ПДВ при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг покупцю. Цей документ є підставою для покупця (якщо він також платник ПДВ) для включення сум ПДВ до податкового кредиту. 

Ключові моменти щодо податкових накладних покупцеві:

Хто реєструє ПН/РК:

1. За операціями з постачання товарів/послуг скласти податкову накладну (ПН) та зареєструвати її в установлені терміни зобов’язаний платник податку на додану вартість (далі – ПДВ) – продавець товарів/послуг
2. У разі надання нерезидентом послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, податкову накладну складає зареєстрований на території України платником ПДВ – покупець (отримувач таких послуг)

• Коли складається: В день виникнення податкових зобов'язань (за правилом «першої події»: або передоплата, або відвантаження товару).
• Реєстрація: Продавець зобов'язаний зареєструвати ПН в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН).
• Якщо покупець — неплатник ПДВ: У рядку «Покупець» зазначається «Неплатник», а в індивідуальному податковому номері — умовний ІПН (наприклад, «100000000000»).
• Якщо покупець — платник ПДВ: У податковій накладній зазначається назва компанії-покупця та її ІПН. 
• Строки реєстрації ПН/РК

Початок роботи та налаштування ПДВ

В сервісі видані ПН відображаються у розділі:

Продажі ► Видані ПН.

Для того, щоб система коректно заповнила документ, перевірте налаштування обліку ПДВ в базі

Під час формування ПН система автоматично:

• заповнює дані контрагента та номенклатуру;
• переносить суми та ставку ПДВ;
• аналізує стан взаєморозрахунків для визначення першої події.

Для правильного формування електронної форми документа та успішної реєстрації в ЄРПН, у картці номенклатури (довідник Товарів та послуг) мають бути заповнені такі параметри:

1. Одиниця виміру — обов'язково має містити чотиризначний Код згідно з Класифікатором одиниць вимірювання (КСПОВО).
2. Ставка ПДВ та пільги — якщо операція звільнена від оподаткування:
3. Коди товарів/послуг — за потреби вкажіть Код для ПН:

• для товарів — код УКТ ЗЕД;
• для послуг — код ДКПП.

4. Країна — для товарів, ввезених на територію України (імпорт)

Варіанти створення створення ПН

1. У випадку передоплати податкову накладну можна створити:

• на підставі замовлення/рахунка;
• або на підставі документа надходження коштів;

використовуйте кнопку Створити на підставі поточного документа.

2. Післяплата (перша подія — відвантаження) податкову накладну можна створити:

• на підставі замовлення/рахунка;
• або на підставі документа відвантаження / акта;

використовуйте кнопку Створити на підставі поточного документа.

3. Створення накладних через Контроль виписки ПН

4. Ручне створення ПН

Створення ПН на підставі замовлення/рахунку (за правилом першої події)

Якщо до замовлення вже прив’язані документи оплати та/або відвантаження, система дозволяє створити податкову накладну автоматично — на підставі першої події.

1. Створення ПН із замовлення

Перейдіть у розділ Продажі та відкрийте потрібне Замовлення покупця.

На верхній панелі натисніть кнопку Створити на підставі та оберіть пункт Податкова накладна (ПН).

2. Вибір документа першої події

Після створення відкриється допоміжне вікно зі списком документів, пов’язаних із замовленням (оплати, відвантаження тощо).

Оберіть документ, який є першою подією. У нашому прикладі обирається документ Відвантаження товарів.

3. Перевірка заповнення ПН

Після вибору документа система автоматично створить нову податкову накладну та заповнить її даними вибраного документа.

Перевіряємо заповнення реквізитів та табличної частини.

4. Контроль і збереження

Перед збереженням рекомендується виконати команду Контроль для перевірки правильності заповнення документа.

Якщо помилок немає — натисніть Провести та зберегти.

Особливість заповнення ПН при часткових оплатах або відвантаженнях

При виписці ПН за частковими оплатами або відвантаженнями відкривається вікно Майстра виписки ПН.

Якщо використання майстра не потрібне, його можна не враховувати.

Для заповнення ПН лише даними вибраного документа-підстави:

1. Відкрийте створену податкову накладну.
2. Натисніть команду Заповнити з документа-підстави.
3. Після цього ПН буде заповнена виключно даними вибраного документа без використання механізму автоматичного розподілу.

Вкладка Облік

Після створення ПН ( на підставі або через Контроль виписки ПН) автоматично заповняться дані на вкладці Облік (права панель документа), саме тут ви можете проконтролювати коректність ланцюжка документів:

• Компанія та Отримувач — перевірте, чи вірно вибрані сторони угоди.
• Угода — зазвичай це замовлення/рахунок чи договір, за яким відбуваються взаєморозрахунки.
• Підстава — конкретний документ відвантаження (Накладна/Акт) або оплати, що став причиною виписки ПН.
• Валюта — валюта документа (зазвичай «грн»).
• Прапорець поставка необоротних активів — використовується для ідентифікації операцій з продажу основних засобів, нематеріальних активів та інших необоротних активів. Якщо податкова накладна містить одночасно необоротні активи та іншу номенклатуру, рекомендується оформлювати продаж необоротних активів окремою ПН, оскільки ознака Поставка (продаж) необоротних активів встановлюється на весь документ і впливає на заповнення Додатка 1 декларації з ПДВ.

Реєстрація податкових накладних

Інтеграція Dilovod з Державною податковою службою дозволяє реєструвати податкові накладні та РК безпосередньо з програми.

Можна:

• відправляти кожну ПН/РК окремо;
• виконувати пакетну відправку документів із бази.

Для пакетної відправки:

1. Перейдіть у журнал податкових накладних.
2. Оберіть потрібний період.
3. Натисніть команду Відправити.

Після цього всі ПН/РК за вибраний період будуть відправлені до ДПС.

Також доступне вивантаження ПН/РК у форматі XML. Кожен документ завантажується окремим файлом, після чого його можна відправити через зовнішній сервіс подання звітності.

Контроль податкового зобов'язання

Рекомендується регулярно перевіряти правильність формування податкового зобов'язання за допомогою:

1. картки рахунка/оборотно-сальдових відомостей по рахунках:

• 6432;
• 6431;

2. звіту Контроль виписки ПН/РК.

При коректному веденні обліку наприкінці облікового періоду сальдо по рахунку 6432 зазвичай відсутнє.

Зазвичай воно виникає, якщо ПН не зареєстрована, заблокована, або сталася помилка при відображенні першої події (відвантаження/оплата)

Звіт Контроль виписки ПН/РК

Детальну перевірку коректності податкового обліку можна виконати у звіті Контроль виписки ПН/РК.

Перейти до звіту можна:

• із журналу Отримані ПН/РК;
• або через меню Результати- Контроль виписки ПН/РК

Повторне подання ПН (у разі неприйняття) 

Якщо податкова накладна не була прийнята (отримано квитанцію про відмову), рекомендується не редагувати старий документ, а створити нову ПН.

Для коректного формування повторного документа виконайте наступне:

1. Створіть нову Податкову накладну.
2. Перейдіть на вкладку Облік.
3. У полі Номер нового звітного (уточнюючого) документа вкажіть 1 (або наступний порядковий номер, якщо це не перша спроба виправлення).

По неприйнятій ПН потрібно відмінити проведення — документ залишиться в журналі, але перестане формувати будь-які проводки в обліку (статус стане "чернеткою").

Оновлено: 08/05/2026